Afacerile la început de drum și IMM-urile nu au întotdeauna resurse financiare de investit în servicii juridice și din acest motiv pot neglija diverse cerințe legale. Ca antreprenor, fiecare decizie pe care o iei poate avea impact asupra viabilității și succesului afacerii, iar înțelegerea corectă a legii reprezintă nu doar o necesitate, ci și o oportunitate de a construi o temelie solidă pentru dezvoltarea companiei.
În cele ce urmează, magazinul de contracte și documente juridice Docs & Deeds are 7 recomandări cu impact în prevenirea problemelor juridice și dezvoltarea unui business sănătos.
1. Folosește contracte profesioniste.
Clauzele contractuale neclare sunt sursa celor mai multe litigii între profesioniști. Între aspectele pe care mulți antreprenori omit să le verifice în contractele pe care le folosesc sunt:
Obiectul contractului este prea general. Într-un contract bine redactat, drepturile și obligațiile părților sunt clar definite, iar așteptările lor sunt evidente și pentru o terță parte care citește pentru prima data contractul respectiv. Atunci când definești principalele prestații ale părților, adaugă detalii suficiente care să răspundă la întrebările: ”care este rezultatul așteptat de la contract?” și ”ce trebuie să facă fiecare parte pentru acel rezultat?”. Poți da chiar și exemple.
Nu sunt prevăzute modalități de încetare a contractului. Există cazuri în care contractele încetează potrivit legii, indiferent de convenția părților. De exemplu, rezilierea este cazul de încetare a contractelor atunci când una dintre părți nu execută contractul în conformitate cu prevederile sale, în timp ce anularea este o modalitate de încetare a contractului atunci când nu au fost respectate condițiile legale pentru încheierea sa valabilă.
În afară de cazurile prevăzute de lege, părțile pot conveni ca un contract să înceteze și în alte condiții. Metodele cele mai folosite sunt încetarea prin ajungerea la termen și denunțarea unilaterală. Cea din urmă este populară între contractele cu executare succesivă, adică acele contracte în care prestațiile părților se execută în timp. Denunțarea unilaterală permite părților să iasă dintr-un contract atunci când el nu mai prezintă interes, în condițiile convenite.
Nu există clauze de protecție a confidențialității. Aceste clauze asigură o protecția legală a informațiilor confidențiale furnizate între părțile contractante. Ele definesc ce informații sunt considerate confidențiale, stabilesc obligațiile părțile implicate în privința protejării acestora și condițiile permise pentru divulgare.
2. Stabilește cadrul legal pentru relația cu angajații
Orice afacere care are angajați, are nevoie de contracte individuale de muncă și regulamente interne. În ultima perioadă, legislația muncii a suferit diverse schimbări, așadar este important ca antreprenorul să se asigure că folosește contracte actualizate.
Valabilitatea contractului individual de muncă este condiționată de încheierea lui în scris (obligație ce revine angajatorului), iar conținutul acestuia trebuie să îndeplinească cerințele obligatorii ale codului muncii. Printre cele mai importante elemente ce trebuie incluse în contractul individual de muncă, sunt: atribuțiile funcției ocupate și fișa postului; beneficiile pe care le acordă angajatului (bonusuri de performanță, cazare, masă, abonamente, tichete cadou sau vouchere de vacanta, prime); programul de muncă și locul muncii; clauze privind formarea profesională; concediul de odihnă.
3. Protejează-ți proprietatea intelectuală
Cu cât ai mai mult succes ca antreprenor, cu atât vei fi copiat de concurenți. Drepturile de proprietate intelectuală recunosc și recompensează eforturile creative și inovațiile, iar protejarea lor corespunzătoare și în timp util securizează beneficiile financiare pentru deținător.
De exemplu, știai că programele de calculator pe care le folosești trebuie înregistrate la Oficiul Național pentru Drepturi de Autor? Chiar dacă drepturile de autor se nasc prin simplu fapt al creației, pentru comercializarea legală (incluzând aici producerea, distribuirea, închirierea și operațiunile asemenea) pe teritoriul țării, ele trebuie înscrise în Registrul Național al Programelor pentru Calculator (RNPC).
4. Respectă securitatea datelor cu caracter personal
Implementarea politicilor pentru protecția datelor cu caracter personal este esențială pentru conformitatea cu reglementările GDPR și evitarea unor amenzi care pot fi aplicate la cifra de afaceri.
Informează corespunzător clienții și angajații despre datele colectate (enumeră tipurile de date pe care colectate, precum adresele de e-mail, nume, adrese IP), explicitează scopul colectării (explică motivele pentru care colectezi aceste date, precum furnizare serviciilor) și temeiul legal (precum consimțământul expres al utilizatorilor sau interesul legitim).
5. Documentează relațiile cu partenerii contractuali
Când aud termenul ”contract”, cei mai mulți oameni îți imaginează un document scris. În practică însă, rapiditatea relațiilor comerciale face ca multe firme să stabilească relații contractuale de tipul gentlemen’s agreement. Modelul ”nescris” funcționează eficient cât timp părțile se înțeleg, dar atunci când apar divergențe de opinii, sfârșesc în fața judecătorul. Vestea și mai rea este că, în lipsa unui document scris, nici acesta nu poate întotdeauna să descopere convenția reală a părților.
Nu este deloc dificil să ai contractele potrivite. Poți folosi instant aceste modele profesioniste de contracte.
6. Investighează partenerii contractuali
Ai fi surprins să vezi cât de multe poți afla despre partenerii contractuali dacă te uiți în locurile potrivite.
Portalul instanțelor de judecată este o sursă gratuită, transparentă și eficientă de a verifica dacă o entitate sau persoană fizică are litigii. Dacă descoperi că partenerul contractual are mai multe litigii de același fel – să spunem, pentru că nu își plătește datoriile – poți concluziona că există o probabilitate ridicată să fii pus într-o situație similară.
Buletinul procedurile de insolvență este o altă resursă pusă la dispoziție prin Oficiul Național al Registrului Comerțului, unde poți verifica dacă o societate se află în insolvență. Folosește-o mai ales dacă ai de recuperat o datorie, pentru că termenele în care te poți înregistra în procedură din postura de creditor sunt scurte.
